Políticas de Tratamiento Digital de Datos


La presente política de privacidad (la “Política”) tiene por finalidad informar la manera en que SANY COLOMBIA S.A.S., con NIT 900836437 – 8, con domicilio principal en Bogotá, correo electrónico [cirilo.cui@sanyamericalatina.com] y teléfono 333-0333431[], Km 19 Autopista Norte, Chia, Cundinamarca (en adelante, “SANY”, trata la información y datos personales de sus usuarios que recopilan a través de canales, plataformas, sitios web, redes sociales, teléfonos móviles, formularios digitales, así como cualquier medio electrónico o digital online u offline equivalente (el “Sitio Web”).

La Política describe toda la tipología de información que se recaba de los Usuarios una vez que estos den su consentimiento previo, expreso e informado en los distintos puntos de captación anteriormente detallados, y todos los tratamientos que se realizan con dicha información.

¿A QUIÉNES ALCANZA LA POLÍTICA?

Para efectos de esta Política toda referencia a “nos”, “nosotros” o “nuestra”, se refiere a SANY, y cuando se refiera a “el Usuario” o “los Usuarios”, se entenderá a todos aquellos distintos a SANY que ingresen, revisen, realicen transacciones, interactúen o generen contenido dentro del Sitio Web, así como a los clientes que se suscriben, vía correo electrónico o teléfono.

¿QUÉ TIPO INFORMACIÓN RECOLECTAMOS?

SANY puede recolectar y tratar la siguiente información:

a) Datos Personales

Nombre, apellido, dirección de correo electrónico, número de documento de identidad, número de teléfono, sexo, domicilio, edad, dirección, estado civil, razón social, número de NIT, entre otros.

b) Comportamiento en sitios Web y Aplicaciones

  • Información sobre las actividades realizadas por el Usuario en el Sitio Web, cuando accede, visualiza, crea, comenta y comparte contenido, entre otros.
  • La URL de la que proviene el Usuario.

  • URLs más visitadas por el Usuario.

  • Direcciones IP.
  • Información sobre la ubicación del Usuario.

  • Navegador que utiliza el Usuario.
  • Información sobre aspectos operativos de los Sitios Web y las Aplicaciones, como estadísticas de navegación, tráfico, entre otros.

El tratamiento de los Datos Personales y la Información de Uso (ambas “Información del Usuario”) se efectuará de acuerdo con las finalidades y los lineamientos establecidos en la presente Política.

SOBRE LA VERACIDAD DE LOS DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

Toda información proporcionada por el usuario deberá ser verdadera, completa y exacta. Cada usuario es responsable por la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la información suministrada.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando se obtenga el consentimiento del Usuario, éste autorizará a SANY a verificar la veracidad de los Datos Personales facilitados a través de información obtenida de fuentes de acceso público o de entidades especializadas en la provisión de dicha información.

INCORPORACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL USUARIO EN UN BANCO DE DATOS

SANY informa a los Usuarios de su sitio web, que su Información será incorporada a los bancos de datos de titularidad de SANY una vez otorgue el consentimiento respectivo.

Como parte del proceso de registro para solicitar los servicios o productos de SANY , el Usuario deberá brindar su conformidad otorgando su consentimiento expreso para la inclusión de su información en los mencionados bancos de datos.

¿POR CUÁNTO TIEMPO ALMACENAMOS LOS DATOS PERSONALES?

Después de obtener el consentimiento, SANY almacenará los datos de los Usuarios hasta que dejen de ser necesarios para la finalidad para la que han sido recabados, incluso después de haber culminado la relación contractual, salvo que éstos comuniquen su decisión de cancelar o suprimir sus datos de nuestro banco de datos. 

¿CÓMO RECOLECTAMOS LA INFORMACIÓN?

Proporcionada por el propio Usuario

  • Comunicación directa con SANY.- Solicitudes de registro, información, adquisición, cotización de productos y/o asistencia de algún servicio por parte de SANY .
  • Formularios Digitales. – Solicitudes de inicio de trámites en línea que requieran del llenado de un formulario digital.
  • Encuestas.- A través de encuestas voluntarias online o físicas.

  • Posts en sitios web.- A través de posts en blogs, foros, noticias, entre otros ofrecidos por SANY .
  • Recolección Automática de Datos.- A través de Cookies, IMEI u otros automáticamente asignados al ordenador, teléfono o Tablet del Usuario.

  • Redes Sociales.- A través de la bandeja de entrada de mensajes, comentarios, formularios, o links directos entre redes sociales.

Cabe precisar que el Usuario puede navegar en el Sitio Web libremente sin necesidad de registrarse y/o suscribirse. Sin embargo, en algunos casos se requerirá del registro y/o suscripción para acceder al contenido y el Usuario deberá completar un formulario proporcionando los datos personales solicitados.

¿PARA QUÉ RECOLECTAMOS LA INFORMACIÓN?

Una vez que el Usuario brinde su consentimiento libre, previo, informado y expreso, la Información del Usuario podrá ser tratada para los siguientes fines:

a) Proveer productos, servicios o completar información requerida.

  • Atender y procesar solicitudes de servicios y productos para los Usuarios, brindar soporte al Usuario, validar la veracidad de la información proporcionada y atender consultas del Usuario.


b) Propósitos Administrativos

  • Transferir la Información del Usuario a empresas que brinden servicios basados en infraestructura en la nube en el extranjero, a fin de poder alojar, almacenar, procesar y ejecutar la Información del Usuario.


c) Marketing de productos, servicios y otros fines comerciales.

  • Realizar estudios internos sobre los intereses y comportamientos de conducta de los Usuarios a fin de ofrecer a los Usuarios un mejor servicio de acuerdo con sus necesidades específicas. Ello permitirá el envío de contenido personalizado sobre la base de sus intereses, ya sea a través del Sitio Web y las Aplicaciones, como a través de otros medios no electrónicos.
  • Para el caso de los correos electrónicos comerciales, el Usuario deberá reconocer y aceptar que éstos serán considerados solicitados y que no califican como “spam” bajo la normativa vigente. En todo caso, el Usuario podrá notificar su voluntad de no recibir más mensajes de correo electrónico enviando una solicitud de retiro. 

  • Al momento de recabar los datos, se le informará al Usuario de todas las finalidades antes mencionadas. Asimismo, se le requerirá que acepte la presente Política de Privacidad y otorgue su consentimiento previo, libre, expreso e inequívoco y gratuito, para el tratamiento de la Información del Usuario, de conformidad con las finalidades antes descritas.

¿A QUIÉNES PODEMOS COMPARTIR LA INFORMACIÓN?

SANY se compromete a no divulgar, ceder o compartir la Información del Usuario sin que éste haya prestado el debido consentimiento para ello. En ese sentido, cuando el Usuario otorgue el consentimiento expreso, previo, libre e informado, autorizará a SANY para compartir su información en los siguientes casos:

1. Proveedores de Web

A fin de que utilicen dicha información para mejorar o facilitar la operatividad del Sitio Web de SANY , así como permitir la ejecución de los servicios contratados por el Usuario.

2. Adquisición

La información que es recolectada de los Usuarios, incluidos los Datos Personales, son considerados como activos de SANY .

3. Autoridades Públicas

A fin de cumplir con solicitudes o disposiciones emitidas por:

  • Autoridades públicas en ejercicio de sus funciones y el ámbito de sus competencias
  • Órdenes judiciales.

  • Disposiciones legales

INFORMACIÓN SOBRE LA UBICACIÓN DEL USUARIO

En algunas aplicaciones, SANY Perú puede colectar y almacenar información sobre la localización de los Usuarios a través del GPS de sus dispositivos móviles, con el fin de brindar un servicio más personalizado de acuerdo a su ubicación. En el caso que el Usuario no desee que recolectemos información sobre su ubicación, puede desactivar dicha opción directamente de su dispositivo móvil.

PLATAFORMAS DE REDES SOCIALES

SANY incluye dentro de sus plataformas digitales (web y redes sociales), accesos a diversos blogs, foros, entre otros. Dichos sitios web pueden contener, en algunos casos, links o hipervínculos a diferentes redes o plataformas sociales públicas.

Cualquier información personal, transmitida por el Usuario voluntariamente, en línea, en foros o blogs públicos, entre otros, podrá ser vista por terceras personas sin restricción alguna. En tal sentido, SANY no se responsabilizará por la información publicada directamente por el Usuario, en la medida que la misma se encuentra fuera de su ámbito de control.



DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN, OPOSICIÓN Y TRATAMIENTO OBJETIVO DE DATOS


SANY garantizará a los Usuarios los siguientes derechos, los cuales podrán ser ejercidos siguiendo los procedimientos y las formas establecidas en esta Política:

Derecho

Descripción

Actualización

Actualizar los datos personales que reposen en las bases de datos de SANY para mantener su integridad y veracidad.

Conocimiento y Acceso

Conocer y acceder a sus datos personales. Este acceso podrá solicitarse de forma gratuita ante SANY o los encargados, al menos una vez al mes. 

Prueba

Solicitar prueba de la autorización otorgada a SANY, salvo que la ley indique que dicha autorización no es necesaria. 

Queja

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 cuando se haya agotado antes el trámite de solicitud y/o reclamo ante SANY.

Rectificación

Modificar los datos personales administrados por SANY cuando ellos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.

Revocación

Solicitar la revocatoria de la autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en que exija a SANY mantener dar tratamiento a los datos personales.

Reclamo

Presentar reclamos ante SANY o el encargado para corregir, actualizar o suprimir los datos personales.

Solicitud

Presentar solicitudes ante SANY o al encargado para que le informen acerca de cuáles son los datos personales que tiene su base de datos y cuál es el uso que se le están dando. 

Supresión

Solicitar la supresión de sus datos personales de las Bases de Datos de SANY, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual que obligue a SANY a mantener los datos personales en su base de datos. En este caso, SANY en todo caso suprimirá los datos personales una vez se agote la obligación legal o contractual.



PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER DERECHOS

Procedimiento para acceder a sus datos personales:

Usted, sus sucesores, representantes y/o apoderados podrán presentar solicitudes con respecto a qué datos personales se almacena en nuestras bases de datos, cuál es el tratamiento al que está sujeta y cuáles son los fines que se buscan con el mismo. Este procedimiento se guiará por las siguientes reglas:

  1. Las solicitudes deben enviarse por escrito y por correo electrónico. SANY dejará constancia del recibo y el procedimiento de la solicitud.
  2. La solicitud será revisada para verificar su identidad. Si la solicitud es presentada por alguien que no es usted (el titular de datos), y la persona no puede proporcionar evidencia que esté actuando legítimamente en su nombre, la solicitud será rechazada.
  3. SANY es el responsable de tramitar la solicitud; por lo tanto, le proporcionará una respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que SANY reciba la solicitud.
  4. En caso de que no se pueda proporcionar una respuesta a la solicitud dentro de diez (10) días hábiles, SANY le informará los motivos por los que la solicitud sigue en trámite y le proporcionará la fecha en la que se atenderá la solicitud, que en cualquier caso no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
  5. SANY le proporcionará una respuesta por correo electrónico.
  6. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que SANY reciba la solicitud inicial.

Procedimiento para presentar reclamaciones para actualizar, modificar y eliminar su información personal y retirar el consentimiento:

Usted, sus sucesores, representantes y/o apoderados, que consideren que los datos personales incluidos en las bases de datos de SANY debe ser rectificada, actualizada o eliminada, o cuando avisen el supuesto incumplimiento de los deberes de SANY podrán presentar una reclamación.

Este procedimiento se guiará por las siguientes reglas:

  1. La reclamación debe presentarse por escrito y por correo electrónico. SANY dejará constancia del recibo y procedimiento de la reclamación.
  2. La reclamación será revisada para verificar su identidad. Si la solicitud es presentada por alguien que no es usted (el titular de datos), y la persona no puede proporcionar evidencia que esté actuando legítimamente en su nombre, la solicitud será rechazada.
  3. La reclamación debe incluir la siguiente información: (i) Su nombre e identificación; (ii) Su información de contacto (dirección física y/o dirección electrónica y número telefónico); (iii) Los documentos que acrediten su identidad o los documentos de representación correspondientes en caso de que sea sucesor, representante y/o apoderado; (iv) Una descripción clara y precisa de los datos personales que busca actualizar, modificar, eliminar o retirar el consentimiento; (v) Una descripción de los eventos que dieron lugar a la reclamación; (vi) Toda la documentación que desee utilizar; y (vii) Su firma e identificación.
  4. Si la reclamación o la documentación está incompleta, SANY le pedirá, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la reclamación, que subsane las faltas. Si no presenta la documentación y la información requeridas dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la reclamación inicial, entenderemos que ha renunciado a la reclamación.
  5. Una vez recibida la reclamación con la documentación completa, una leyenda que diga “reclamación en proceso” y el motivo de la misma se incluirán en la base de datos de SANY donde esté contenida la información personal, dentro de un plazo no superior a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que se resuelva la reclamación.
  6. SANY proporcionará una respuesta a la reclamación a más tardar quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando la reclamación no pueda ser atendida dentro de dicho plazo, se le informarán los motivos del retraso y la fecha en que se atenderá su reclamación, que en cualquier caso no será superior a ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha en que se reciba la reclamación inicial.

Eliminación de información personal: 

Usted tiene derecho, en todo momento, a presentar una solicitud para eliminar sus datos personales de la base de datos de SANY siempre que:

  1. Considere que sus datos personales no están siendo tratados de acuerdo con los principios, deberes y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  2. No haya ningún deber legal ni ninguna obligación contractual que obligue a SANY a mantener sus datos personales en sus bases de datos.
  3. Siempre que el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recopilaron los datos personales haya expirado.

Retiro de consentimiento: 

  1. Siempre puede retirar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, siempre que cualquier disposición legal lo prohíba o haya una obligación legal o contractual que le permita a SANY seguir tratando sus datos personales. 


SANY conservará evidencia de la consulta, la reclamación o la solicitud y su respuesta. 

¿CÓMO RESGUARDAMOS LA INFORMACIÓN DEL USUARIO?

SANY adopta las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la protección de la Información del Usuario y evitar su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la técnica, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, todo ello, conforme a lo establecido por la Ley de Protección de Datos Personales,. En este sentido, SANY usará los estándares de la industria en materia de protección de la confidencialidad de la Información del Usuario.

SANY emplea diversas técnicas de seguridad para proteger tales datos de accesos no autorizados. Sin perjuicio de ello, SANY no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas, así como la indebida utilización de la información obtenida por esos medios, o de cualquier intromisión ilegítima que escape al control de SANY y que no le sea imputable.

SANY tampoco se hace responsable de posibles daños o perjuicios que se pudieran derivar de interferencias, omisiones, interrupciones, virus informáticos, averías telefónicas o desconexiones en el funcionamiento operativo de este sistema electrónico, motivadas por causas ajenas a SANY; de retrasos o bloqueos en el uso de la plataforma informática causados por deficiencias o sobrecargas en el Centro de Procesos de Datos, en el sistema de Internet o en otros sistemas electrónicos.

Área de Protección de Datos Personales

SANY cuenta con una dependencia encargada de la recepción y atención de consultas y reclamos relacionados con datos personales, el área encargada dentro de la Compañía es el área de Marketing []. La dependencia cuenta con el apoyo de una persona que de manera específica tramitará las consultas y reclamaciones en materia de datos personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con datos personales son: 

  • Atender y recibir todas consultas, reclamos y demás peticiones de los usuarios, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley 1581 de 2012o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de conocimiento de datos personales; solicitudes de supresión de datos personales, solicitudes de revocatoria de la autorización; solicitudes de información sobre el tratamiento y finalidades dadas a datos personales, y solicitudes encaminadas a obtener la prueba de la autorización otorgada, cuando ella proceda según la Ley 1581 de 2012.
  • Dar respuesta a los usuarios sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley 1581 de 2012.

REVISIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

SANY se reserva expresamente el derecho a modificar, actualizar o completar en cualquier momento la presente Política. Cualquier modificación, actualización o ampliación producida en la presente Política será inmediatamente publicada en el Sitio Web y, así como enviada a través de correos electrónicos a los Usuarios.

Si el Usuario no se encuentra de acuerdo con la revisión y modificación de la Política, deberá dejar de usar inmediatamente nuestros servicios. Asimismo, en el caso que SANY desee tratar información personal que originalmente no se encontraba autorizada por el Usuario, se procederá a notificar obtener una nueva autorización de los Usuarios. 

Fecha de publicación: 08-01-2020